Automatisiertes Mahnverfahren – digitales Mahnwesen für KMU

Automatisiertes Mahnverfahren – Der Ablauf im Überblick

 

Jeder Unternehmer kennt das Problem: Kunden mit schlechter Zahlungsmoral. Offene Forderungen werden monatelang nicht beglichen. Ob Handwerker, Händler oder Dienstleister: Die Gehälter müssen weitergezahlt werden, die Liquidität ist gefährdet. Säumige Kunden müssen freundlich, aber bestimmt zur Zahlung aufgefordert werden.

Andererseits: Mahnungen schreiben kostet Zeit und Nerven. Ein professionelles Mahnwesen zu installieren lohnt sich nur bei großer Buchhaltung. Man mag auch weder mit einem gerichtlichen Mahnverfahren mit Barcode-Antrag starten und einen Antrag auf einen Mahnbescheid beim zuständigen Mahngericht stellen – mit allen einzelnen Verfahrensschritten. Noch mag man einen Rechtsanwalt einschalten und klagen. Schließlich ist solch ein Mahnverfahren mit einem hohen Aufwand verbunden. Und man möchte die Beziehung zum Kunden nicht gefährden, was bei einer mündlichen Verhandlung unvermeidbar wäre.

 

Das automatisierte, webbasierte Mahnverfahren bietet eine neue und einfachere Möglichkeit, offene Posten außergerichtlich und ohne Antrag einzufordern. Beim automatisch ablaufenden Mahnverfahren muss der Gläubiger lediglich einmal aktiv werden: Er gibt die Daten zu seiner Forderung auf einer Internet-Plattform ein. Danach läuft alles automatisch über den elektronischen Datenaustausch: Von einer ersten Benachrichtigung an den Schuldner per SMS über eine E-Mail – beides mit Zahlungs-Link – bis hin zur Briefpost mit Barcode zum Banking.

 

Was ist ein automatisiertes Mahnverfahren?

 

Das Mahnverfahren läuft automatisiert über eine eigens entwickelte Plattform der Zentrale eines privaten Unternehmens. Das Verfahren ist komplett außergerichtlich. Ein Antrag und die üblichen amtlichen Vordrucke sind nicht vonnöten. Wer seine Forderung bereits einem gerichtlichen Mahnverfahren anvertraut hat, kann das digitale Mahnverfahren nicht nutzen.

 

Zahlt der Schuldner nach Durchlauf des automatischen Mahnverfahrens nicht, sollte der Gläubiger einen gerichtlichen Mahnbescheid beantragen oder seinen Rechtsbeistand einschalten.

 

Wie funktioniert ein automatisiertes Mahnverfahren?

 

Weißes Papier, Formulare: das war gestern. Um das Verfahren zu nutzen, muss der Gläubiger zunächst die Schnittstelle zur Plattform einrichten. Dies geschieht mit einfacher Nutzerführung und wenigen Mausklicks. Beim Online-Mahnantrag gibt er seine Daten wie Kontaktadresse, Bankverbindung und Steuernummer ein. Danach trägt er Grund und Höhe seines geltend gemachten Anspruchs ein.

 

Nach einer festgelegten Reihenfolge erhält der Schuldner nun automatisch in gewissen Zeitabständen Zahlungsaufforderungen. Die erste Zahlungserinnerung erreicht ihn per SMS, weitere folgen per E-Mail. Am Schluss kommt ein Brief. Alle Aussendungen erfolgen im Namen und mit Adresse des Gläubigers. So merkt der Schuldner nicht, dass eine Dienstleister-Zentrale die Aussendungen übernommen hat. Bei der Dateneingabe kann der Gläubiger nebst digitaler Signatur auch sein Firmenlogo hochladen. Damit wirkt jede Zahlungsaufforderung trotz Online-Verfahren noch authentischer.

 

Sowohl die Kurznachrichten als auch die Mails enthalten Links und die Aufforderung, diese anzuklicken. Daraufhin öffnet sich im Browser eine Oberfläche, die dem Schuldner mehrere Zahlungsoptionen anbietet – von der Online-Überweisung über die Kreditkarten-Funktion bis hin zu Paypal oder ähnlichen Systemen. Der Brief schließlich enthält neben den Kontodaten einen QR-Code, den der Schuldner per Handy einscannen kann. Hiernach öffnet sich ebenfalls die Browser-Oberfläche mit den Zahlungsmöglichkeiten.

Alle Aussendungen an den Schuldner sind freundlich in gut lesbarer Form formuliert. Allerdings steigert sich die Tonart und wird dringlicher, je mehr Aufforderungen der Schuldner verstreichen lässt.

 

Welche Vorteile hat ein automatisiertes Mahnverfahren?

 

Das Mahnverfahren ist rein elektronisch, ohne Antrag, Vordrucke, Formulare, maschinelle Bearbeitung, Erlasse und das übliche Aufgaben-Prozedere. Es erleichtert gerade Einzelunternehmern, Mittelständlern oder Freiberuflern ohne Buchhaltung das Mahnwesen. Da das Mahnverfahren einmalig per Mausklick ohne Antragstellung gestartet wird und automatisiert abläuft, sparen sich Unternehmer Arbeitszeit und Geld. Denn für herkömmliche Mahnungen müssen Briefe geschrieben und mit Porto versehen werden. Es wird nicht einmal ein elektronisches Gerichts – Postfach benötigt.

 

Konsequent angewendet, hilft das automatisierte Mahnverfahren die Liquidität im Unternehmen zu verbessern. Der Schuldner wird regelmäßig und zeitnah zur Zahlung aufgefordert – somit wird auch das Risiko der Verjährung minimiert.

 

Eine praxiserprobte Software für Kundendaten-, Auftragsverwaltung und Mahnwesen bietet Carl-Philip Hänsch von Launix.de mit seinem Programm ERPL.

 

Anders als beim gerichtlichen Mahnverfahren ist kein Antrag nötig. Der Gläubiger braucht lediglich einen PC mit Internet-Anschluss und den gängigen Browser-Typen. Er zahlt ein geringes Entgelt für die Nutzung. Derzeit wird über ein Flatrate-Modell nachgedacht, das Unternehmer nutzen können, die häufiger säumige Kunden haben. Aktuell – Stand Juli 2019 – ist das Verfahren in der Testphase. Das automatisierte Mahnwesen kann die in vielen gewerblichen Rechtsschutzversicherungen enthaltenen Services sinnvoll ergänzen. Weitere Informationen werde ich zeitnah hier im Blog veröffentlichen.

 

Manche säumige Zahler könnten durchaus dankbar über dieses Mahnverfahren sein, zumal viele offene Rechnungen im hektischen Geschäftsalltag unabsichtlich unbezahlt bleiben. Diesen Schuldnern wird eine einfache Möglichkeit geboten, schnell elektronisch zu überweisen. Bei klassischen Mahnbriefen müssten sie erst selbst aktiv werden und eine Überweisung ausschreiben.

 

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Mirko Bubig