Eine Mahnung richtig formulieren – so funktioniert es!
Für viele kleine und mittelständische Unternehmen gehört das Mahnwesen zu den lästigen Begleiterscheinungen des Tagesgeschäftes. Kommen fällige Zahlungen nicht fristgerecht herein, müssen offene Rechnungen beim Schuldner angemahnt werden. Diese Arbeit bindet Ressourcen in der Buchhaltung, denn es bleibt nicht allein beim Mahnung schreiben. Zahlungseingänge müssen immer wieder überprüft und wichtige Fristen überwacht werden. Dieser Beitrag bietet – neben zahlreichen Tipps für ein richtiges Mahnschreiben – auch mehrere Mahnung Muster-Vorlagen für unterschiedlich formulierte Zahlungserinnerungen zum Download.
Welche 4 Angaben gehören in das Mahnschreiben?
In das außergerichtliche Mahnungsschreiben gehören Angaben zum Grund der Forderung und deren Höhe, zur Zahlungsfrist und Hinweise zum Verzug und dessen Folgen für den Schuldner. Die erste Mahnung wird in aller Regel als freundliche Erinnerung an den offenen Rechnungsbetrag formuliert. Die zweite Mahnung ist in ihrer Tonlage schon schärfer formuliert und enthält eine unmissverständliche Zahlungsaufforderung und Mahnkosten. Die dritte Mahnung enthält darüber hinaus auch schon Hinweise auf ein außergerichtliches oder gerichtliches Mahnverfahren und informiert den Schuldner über die damit einhergehenden Kosten. Auch ein Stopp weiterer Lieferungen / Leistungen kann hier angekündigt werden.
1. Angaben zum Grund und zur Höhe der Forderung / Mahnung Muster-Beispiel
Die Zahlungserinnerung sollte Bezug zu der vorausgegangenen Rechnung haben und den Grund der Geldforderung genau beschreiben. Einer Warenlieferung liegt möglicherweise eine schriftliche Bestellung mit Namen des Auftraggebers vor. Bei einer erbrachten Dienstleistung oder einem Werkvertrag gibt es als Nachweis eine Auftragsbestätigung, eine Abnahme und Stundennachweise, mit denen der Gläubiger seine Forderung belegt.
2. Angaben zur Fälligkeit und zu den Zahlungsbedingungen
Das Mahnschreiben sollte den Schuldner klar ( mit Datum ) auf das Zahlungsziel hinweisen und ihn an die vereinbarten Zahlungsbedingungen erinnern.
3. Handlungsaufforderung in der Mahnung mit erneuter Fristsetzung
Dem Schuldner muss mit dem Mahnschreiben klar werden, dass er die geschuldete Geldsumme bis zum Ablauf der Frist zu begleichen hat. Idealerweise liegt der Mahnung auch ein bereits vorbereiteter Zahlschein bei.
4. Hinweis auf den Verzug und die Verzugsfolgen
Zum Schluss sollte der Gläubiger den Schuldner noch darüber informieren, dass er sich mit Zugang der Mahnung in Verzug befindet. Im Mahnschreiben dürfen auch die Hinweise zu den Verzugsfolgen ( weitere Kosten für Inkasso, gerichtlichen Mahnbescheid, etc. ) nicht fehlen. Weiterführende Informationen zum gerichtlichen Mahnbescheid und zur Beauftragung eines Inkassounternehmens gibt es hier im Blog.
Mahnung Muster – Texte für Mahnverfahren in 3 Stufen
Die nachfolgenden Zeilen enthalten Formulierungen für Mahnschreiben in drei unterschiedlichen Mahnstufen.
1. Mahnung Muster ( freundliche Erinnerung )
Sehr geehrte Kundin, sehr geehrter Kunde,
unsere Buchhaltung informierte uns, dass der im Betreff genannte Betrag für die Warenlieferung / die erbrachte Dienstleistung noch nicht ausgeglichen ist. Aus diesem Grund erlauben wir uns, Sie höflich an den Ausgleich des Gesamtbetrages zu erinnern. Haben Sie im Zusammenhang mit unserer Belieferung / unserer Dienstleistung Grund zur Beanstandung, sind wir Ihnen für einen Hinweis dankbar. In diesem Fall werden wir uns gern um Ihr Anliegen kümmern.
Mit freundlichen Grüßen
2. Mahnung Muster ( unmissverständliche Zahlungsaufforderung )
Sehr geehrte Kundin, sehr geehrter Kunde,
für den im Betreff genannten Betrag können wir noch immer keinen Zahlungseingang feststellen. Mit Schreiben vom __.__.__ erinnerten wir Sie an den Ausgleich des Gesamtbetrages für unsere Warenlieferung / unsere Dienstleistung. Bislang haben wir hierauf keine Reaktion von Ihnen erhalten. Seit dem __.__.__ befinden Sie sich im Verzug. Wir bitten Sie nochmals um Überprüfung des Sachverhalts und erwarten Ihre Zahlung bis zum __.__.__ auf eines unserer unten stehenden Konten. Ein für Sie vorbereiteter Überweisungsträger liegt diesem Schreiben bei.
Mit freundlichen Grüßen
3. Mahnung Muster ( mit Hinweis auf außergerichtliches / gerichtliches Inkasso )
Sehr geehrte Kundin, sehr geehrter Kunde,
wir haben Sie bereits zwei Mal zu unserer im Betreff genannten Forderung angemahnt und Sie auf den Verzug und die Verzugsfolgen hingewiesen. Bislang konnten wir keinerlei Reaktion Ihrerseits feststellen. Sie haben nun letztmalig die Möglichkeit, den fälligen Gesamtbetrag nebst Mahngebühren bis zum __.__.__ auf eines unserer Konten einzuzahlen. Nach Ablauf dieser letzten Zahlungsfrist werden wir ein Inkassounternehmen mit dem Einzug unserer Forderung beauftragen. Dies ist mit erheblichen Mehrkosten für Sie verbunden. Aufgrund des beschriebenen Sachverhalts werden wir vorerst von einer weiteren Belieferung absehen.
Mit freundlichen Grüßen
Download Mahnung Muster-Texte für erste, zweite, dritte Mahnung
Die Musterbriefe stehen hier als PDF zum Download bereit. Im Text müssen lediglich kleine Ergänzungen zum Schuldner, zur Art der Forderung, zur Frist, sowie Angaben zur Rechnung vorgenommen werden.
Wie hoch dürfen Mahngebühren sein?
Mahngebühren sollen dem Unternehmer den tatsächlich entstandenen Mehraufwand für das Mahnen des Schuldners vergüten. Üblich sind Kosten von 3- 5 Euro je Mahnung als Auslage für Briefporto, Papier, etc. Die Personalkosten für die Buchhaltung ( auch Zeit-anteilig ) können nicht auf die Mahnkosten aufgeschlagen werden. Das Vorhalten einer Buchhaltung gehört zu den üblichen Betriebskosten des Unternehmens.
Ab wann können Verzugszinsen berechnet werden?
Der Gläubiger einer Geldforderung kann von seinem Schuldner Verzugszinsen verlangen. Voraussetzung hierfür ist, dass sich der Schuldner in Verzug befindet. Beim Verzug wird unterschieden zwischen Verbrauchern und Unternehmern. Der Verzug tritt spätestens nach 30 Tagen ein.Detaillierte Informationen zum Verzug gibt es in einem Artikel der IHK Frankfurt/Main.
Wie hoch sind die Verzugszinsen?
Gegenüber privaten Verbrauchern dürfen Verzugszinsen als Verzugsschaden in Höhe von 5 % über dem Basiszinssatz der europäischen Zentralbank geltend gemacht werden. Ist der Schuldner ein gewerblicher Unternehmer, dürfen Gläubiger Verzugszinsen in Höhe von 9 % über dem Basiszins der europäischen Zentralbank geltend machen Der Basiszins ist variabel und wird zwei Mal jährlich veröffentlicht.
